Workflowanalyse

vor Einführung eines Aktiven Kabelmanagementsystems in einer LAN/WAN Umgebung
Vor dem Beginn einer Lösungsimplementation sollte immer die detailierte Analyse Stehen. Im Folgenden sehen Sie ein paar Folien, die im Zuge eines Workshops entstanden sind. Grundlage dieses Workshops war die Analyse des jeweiligen Workflows.
Als Ergebnis hat sich ein vier Stufenplan heraus kristallisiert, welcher in den folgenden Folien die jeweilige Lösung aufzeigt.

Netze, sie existieren, und wir benutzen sie täglich, mit einem Selbstverständnis und Vertrauen, welches, wie die Netze, absolut grenzenlos ist. Niemand denkt darüber nach, was uns diese weltweite Kommunikation bedeutet. Sie ist einfach da.Rechner und Telefon, weltweit die Nummer 1 bei der Kommunikation und zwingend erforderlich. Beide stehen nebeneinander, haben viel Gemeinsamkeiten, aber auch viele Unterschiede. Das gesprochene Wort, die geschriebene Nachricht, beides geht über das gleiche Netz,
beides sind Daten, höchst unterschiedlich aber doch real. Nicht zufällig stehen dort genau diese beiden Photos. Der kleine Rechner unter dem Tisch, kontrolliert und steuert im Hintergrund die Telefone bzw. die Telefonanlage. Er ist verantwortlich, dass zig tausende von Telefonnummern innerhalb der Firma funktionieren, auch die dieses Telefons. Kann ein Mitarbeiter der Firma nicht telefonieren, muss aber zu einem anderen Telefon und genau dieses Telefon anrufen. Dort kann er dann sein Problem melden. Von hier kann dann mit Hilfe des Rechners das Problem analysiert und meist direkt behoben werden.

Auch hier nur kleine Ausschnitte eines Großen Raumes. Die Kabel, ein winziges Teilchen von zig km Kabel, ein Kabel kann eine Kommunikationslinie enthalten, aber auch hunderte. Das Photo zeigt eine Installationswand in diesem Raum, aber da auch nur einen kleinen Ausschnitt.  Der Schrank, ein Teil der in diesem Raum vorhandenen Telefonanlage. Allein in diesem Raum existieren 98 Schränke. Die Telefonanlage selbst besteht aus mehreren Telefonanlagen die alle zusammen auf einem Rechner zu einer virtuellen Telefonanlage zusammengefasst werden. Das alles nur, damit Sie ganz einfach zum Telefon oder zur Computertastatur greifen können und für die erforderliche Kommunikation nicht aus ihrem Büro raus müssen.

Die obige Grafik veranschaulicht den Weg einer Information. Angefordert wurde vom Rechner Lupus Material über die neuen Lösungen
der IBM bezüglich DB2. Deutlich zu sehen, die 11 Zwischenstationen, die diese Informationsanforderung nimmt. Jede Zwischenstation identifiziert sich mit ihrer Adresse, wobei durch Anklicken genauere Daten angefordert werden können. Dieses alles sieht der Anwender aber nicht. Ihn interessieren nur die Informationen, die er braucht. Der besseren übersicht wegen wurde das Bild oben erzeugt, es hätte
genauso gut ein Weg mit 50 und mehr Stationen sein können.

Auch diese Firma verfügt über eine Große, räumliche Ausdehnung. Die Kommunikation,  Daten und Sprache erfolgt zu nicht unerheblichen
Maßen deutschlandweit über Kommunikationsnetze. Auf der Deutschlandkarte sind die Lokationen eingetragen. Zentraler Punkt ist dabei die Hauptverwaltung in Köln, von wo aus die Niederlassungen betreut und verwaltet werden. Hier erfolgt ein reger Austausch von Informationen zwischen den Mitarbeitern der Niederlassungen und der Hauptverwaltung. Hausintern lassen sich Probleme noch durch einen Besuch am Arbeitsplatz erledigen, spätestens wenn Niederlassungen betroffen sind, müssen dann allerdings Öffentliche Verkehrsmittel oder Fahrzeuge genommen werden. Dieses bedeutet, dass wertvolle Arbeitszeit von einzelnen vergeudet wird. Diese summiert sich im Laufe des Jahres zu Großen Beträgen auf, so dass wann immer möglich, das Kommunikationsnetz benutzt werden sollte. Dieses geht natürlich nur, wenn es auch verfügbar ist.

Wie aber sieht nun so ein Kommunikationsnetz aus. Stark vereinfacht wie oben zu sehen.  Alle Kommunikationslinien laufen zentral zur Hauptverwaltung. Das ist so sicher nur abstrakt richtig, da natürlich redundante Leitungen bestehen und der Öffentliche Kommunikationsbereich, z. B. das Telekomnetz, sich jeder genaueren Betrachtung entzieht. Gleichzeitig unterhalten sich auch die Niederlassungen untereinander. Prinzipiell gilt aber, dass zumindest die Informationen an zentraler Stelle, nämlich in der Hauptverwaltung Köln, zusammenlaufen. Dieses macht aber auch deutlich, dass Kommunikation immer auch über Öffentliche Netze abläuft.

Öffentliche Netze sind so gewaltig, dass sie sich kaum noch darstellen lassen.  Im Bild zu sehen sind die Hauptkommunikationslinien der Firma AT&T, dargestellt farblich abgegrenzt je nach Auslastung. Ganz helles Blau steht für eine Auslastung von 5.0e +01, Rot für 2.0e+08,  bezogen auf die Leistungsfähigkeit der jeweiligen Verbindungen. WEs ist davon auszugehen, das das Netz der Telekom nicht viel anders ausfällt und dieses nutzen wir täglich.

Hauptschlagadern, mehr ist hier nicht dargestellt. Lediglich die Verbindungen zwischen den Ländern. Eine etwas ältere Grafik, denn heute existieren nicht mehr so viele blinde Stellen im Weltweiten Kommunikationsverbund. Gleichzeitig wieder nur das Netz von AT&T und mit Sicherheit existieren weitere Verbindungen. Dieses läßt auch die Folie mit dem Informationsfluss in einem anderen Licht erscheinen.
Internationale Informationen werden erst deutschlandweit, dann europaweit und anschließend interkontinental angefordert. Diese Wege werden zum Teil selbst dann genutzt, wenn man nur ein deutsches Servicepack für WinNT vom Netz ziehen will.

Wie diese Voraussetzungen bei dieser Firma besser sichergestellt werden können, war das Ziel des dort abgehaltenen Workshops. Die bei der Firma vorhandenen Informationsquellen sollten untersucht werden. Gleichzeitig sollte ein Weg aufgezeigt werden, wie diese angezapft und in das existierende Umfeld, sprich KVS integriert werden können. Für schnelle und überprüfbare Ziele, wurde das Ganze in vier Stufen aufgeteilt.

Diese vier Stufen sind auf der obigen Grafik erkennbar. Es gibt die Hauptstufen, welche noch mal in die Feinstufen unterteilt werden.
Diese Hauptstufen bauen systematisch aufeinander auf, wobei die Abhängigkeiten, resultierend aus dem Umfeld bei dieser Firma, in allen Stufen Beachtung finden. Diese Abhängigkeiten sind unter dem Punkt „Parameter für…“ aufgeführt. Kernpunkt hier ist Client/Server, soweit auch nur eben möglich ist dies die Grundforderung. Die Vorteile, die sich aus dieser Lösung für die Firma ergeben, sind unter „Benefits im Alltag der Firma“ aufgeführt. Diese sind natürlich abhängig von der Realisierung der einzelnen Stufen.

Hier haben wir alle Systeme und Datenquellen aufgeführt, die bei der Analyse berücksichtigt wurden. Die Verbindungslinien zeigen auf, in welche Richtung die Daten jeweils genutzt werden. Die Art der Linien, gestrichelt zeitweise, durchgehend dauernd, zeigt die angedachte Verbindungsart. Diese InformationsVerknüpfung soll innerhalb der vier Stufen umgesetzt werden. Ausschlaggebend für die gewählte Verknüpfung waren die Analysen des Kunden bezüglich des von ihm untersuchten Workflows. Aus diesen ergibt sich sehr genau, welche Lösung zu welchem Zeitpunkt beteiligt werden muss.

In dieser Stufe wird die existierende KVS Lösung vorwiegend umgebaut und umstrukturiert. Dieses ist erforderlich, um diese auf klare und weitestgehende Client/Server Strukturen umzubauen. Dazu muss die vorhandene Oberfläche überarbeitet werden. zusätzlich wird über den TF-Desktop eine Funktionalität geschaffen, die die Systemintegration vorantreibt. Dies ist, betrachtet man alle vier Stufen, auch zwingend, da das CAD von der Basis her nicht als Client/Server Lösung eingesetzt werden kann. Die einzelnen Schritte zur Realisierung der Stufe 1 haben wir detailliert in der Workshop Ausarbeitung beschrieben. Hier ergeben sich folgende Vorteile der Stufe 1:

• Aufbau der Client/ServerstrukturEindeutige Datenhaltung
• Vorbereitung der Daten auf die weiteren Stufen
• Umfangreiche Möglichkeiten der Auswertung im Sollbestand
• Frei strukturierbare Auswertungen
• Check der Namenssyntax
• Möglichkeit der nichtgrafischen Dokumentation von Verbindungen
• Radikal reduzierter Aufwand bei der Dateneingabe
• Excellisten können importiert werden

Hier werden weitere Bestandsdaten mit der KVS Lösung verknüpft. Die in USU existierenden Daten werden mit denen im KVS über DB2 in Masken innerhalb vom KVS angezeigt. Die Daten der beiden Lösungen können Beziehungen eingehen und erweitern die Informationsdichte des existierenden KVS. über die Excellisten wird de Facto die nächste Datenquelle eingebunden. zusätzliche Informationen direkt aus dem Netz werden über die MIB II Abfragen integriert und auch aktualisiert.

• Vorhandene Datenquellen werden über die Einbindung genutzt
• kommerzielle und technische Daten von USU werden direkt angezogen und nicht erneut eingegeben
• Excellisten können eingepflegt werden und für aktive Komponenten hergenommen werden
• über MIB II Abfragen können EndGeräte dokumentiert werden.
• Einheitliche Datenbestände in DB2
• Stark erweiterte Wissensbasis des KVS bei der ProblemLösung im Netz
• Keine doppelte Dateneingabe
• Keine doppelte Datenhaltung
• Einschränkung der Fehlerquellen bei der Eingabe

In der dritten Stufe kommt als Informationsquelle NetView hinzu. Über den Traplistener können Informationen von NetView verifiziert in die
relationale Datenbank integriert werden. Gleichzeitig ist es möglich, aus NetView heraus Informationen des KVS zu nutzen. Dieses ermöglicht den Zugriff auf Daten von Geräten, die in NetView überwacht werden. Gleichzeitig können Geräte aus NetView heraus lokalisiert werden.

• Dynamische Verbindung mit NetView
• Lokalisierung von NetView Geräten
• MIB Browser aus KVS auf NetView Objekte
• Synchronisation von Statusinformationen aus KVS auf die NetView Objekt

Hier erfolgt die Integration von Telefoniedaten innerhalb des KVS. Damit wird es möglich, Bodentanks, Leitungen und Verteiler der
Telefonie innerhalb des KVS abzubilden.

• Lokalisierung von Telefonen
• Anschluss überprüfen von Bodentanks
• Analysen von Wegen, Verteilern, etc. auch im Bereich Telefon
• Analysen Telefon/Rechner Typ übergreifen

Nach der Realisierung der Stufen 1-4 ergeben sich völlig neue Möglichkeiten der Datenanalysen. Die Verknüpfung von Sprach und Datennetzen ermöglicht eine breit angelegte Suche nach Informationen. Über die Telefonnummer ist es in der Regel möglich, den Bodentank zu lokalisieren, an welchem das Telefon angeschlossen ist. über den Bodentank können dann alle weiteren Informationen abgefragt werden. Dieses können z.B. sein:

• Welche Geräte sind noch an diesem Bodentank angeschlossen?
• Wie ist der Bodentank im Netz eingebunden?
• Welche Verbindungen existieren?
  Vorteile:
• Schnelle Informationen, umfassend
• Lokalisierung
• Gezielte Steuerung einer Fehlerbehebung
• Verbindungssuche

Grundsätzlich existiert die möglichkeit, das Hicom-DMS Management von extern über die XIE Schnittstelle zu steuern. Dieses kann für die Orgadaten gelten, aber auch für Telefonnummern, Gerätetypen oder die gewünschten Dienste. Hier ist dann schon eine sehr hohe Datenintegration erreicht, die aber dann die Stücke der Lösung voll zum Zuge kommen läßt. Durch die Integration der Daten kann der Anwender des Hicom-DMS auf den unter 1-4 erhaltenen Datenpool zugreifen und sich die dort enthaltenen Informationen zur Unterstützung heranziehen. Gleichzeitig erhältt er eine Oberfläche die das Handling stark vereinfacht und Mengenoperationen ermöglicht. 

Hier werden die Vorteile des detaillierten Netzwerkmanagements kurz angerissen. Wichtig ist, dass die Dokumentation des Netzes zwingend ist. Die Tatsache alleine, dass dokumentiert wird ist somit schon der größte Vorteil. Welche Vorteile sich im einzelnen, ganz konkreten ergeben, ist auf den folgenden Folien festgehalten.

Vorteile, die sich ergeben, wenn die Lösung als Ganzes betrachtet wird.  Kleine Einzelschritte, jeder Schritt für sich überprüfbar, mit klaren Zielen, führen zum Großen und Ganzheitlichen hin, ohne den kontinuierlich steigenden Nutzen des Systems zu vernachlässigen. Wichtig hierbei ist, dass auf vorhandene Lösungen und existierende Daten aufgebaut wird. Dadurch werden die existierenden Daten Zug um Zug immer wertvoller. Dieses gilt damit auch für die Lösung.

Client/Server oder auch wer tut was. Der Server, er hält Daten und Strukturen, aber auch Relationen. Der Client, er arbeitet mit den Informationen des Servers, oder er liefert diesem neue Informationen. Relationen, eine Möglichkeit die doppelte Datenhaltung, bzw. die doppelte Dateneingabe zu vermeiden. Gleichzeitig ein Weg für die Zukunft. Neue, zur Zeit nicht absehbare Lösungen, liefern Daten an den Server, den Konzernweiten Informationspool. Dieser stellt sie allen, unter Berücksichtigung von Regeln, zur Verfügung.…… Überall.

Verursacherprinzip oder wie kommen Daten in den Server, bzw. aus dem Server heraus. Relationen auch hier der Schlüssel. Über Relationen können Daten beliebiger Applikationen sichtbar gemacht und auch verknüpft werden. Die Minimalvoraussetzung ist, dass Daten in relationalen Datenbanken verfügbar sein müssen. Dieses Kriterium sollte in der heutigen Zeit jedoch bei modernen Applikationen gegeben sein. Wo nicht, kann dieses in der Regel über Synchronisationsmethoden abgefangen werden, zugegeben zum Preis der Asynchronität, aber doch sehr effizient.

Excel Synchronisation oder die Vorzüge der asynchronen Einbindung von Daten. Lösungen, wie gut oder schlecht sie auch sein mögen, leben immer davon, dass sie auch eingesetzt werden. Bestehende, funktionierende Lösungen durch neue zu ersetzen, ist nicht immer angebracht. Häufig ist es mehr als Genug, wenn die enthaltenen Daten verfügbar gemacht werden können. Erst wenn eine neue Lösung dem Einzelnen Anwender mehr Möglichkeiten und mehr Komfort liefert, erst dann ist es angemessen, über die Ablösung von Bestehendem zu reden. Erst kommt die Akzeptanz des Anwenders, dann die Ablösung durch das Neue.

Getrennte Bereiche, aber doch angefüllt mit Abhängigkeiten. Telefon und Rechner, beide benutzen in der Regel gemeinsame Infrastrukturen eines Netzes zur Kommunikation. Darum zusammenführen was zusammen gehört. Die dadurch gewonnene Sicherheit bei Analysen, Schaltungen und bei der Verwaltung, steht in keinem Verhältnis zum Aufwand.

Die Telefonie wird in das KVS infrastrukturmäßig integriert. Dazu werden die existierenden Karteikarten auf EDV Format gebracht.
Die existierenden Pläne im KVS sind um die Telefoniedaten zu ergänzen, bzw. zu erweitern. Danach stehen sie für Analysen, Reservierungen und anderes zur Verfügung.

Hier liegen die Vorteile klar auf der Hand. Direkte Manipulation der Hicom Anlage auch mit Mengenoperationen und unter Integrierung der Vorhandenen Daten.

über den ganzen Informationspool des Systems wird auch eine Kontrolle des Lagerbestandes möglich.

Nie wieder vergeblich laufen. Statt loszulaufen und dann sehen, es fehlt etwas, kann nun im Vorfeld auf den Informationspool zugegriffen werden.

Volle Integration in den Help Desk des Konzerns.